提案書をAIで作成する5工程｜ヒアリングから清書までの設計

提案書を1本仕上げるたびに、半日が消えていませんか。提案書のAI作成は、書く作業を丸ごと任せるのではなく、工程を5つへ分けて材料づくりと清書を切り離すと一気に短縮できます。

本記事では、5つの工程と各工程でAIへ渡す材料、商談で聞き出す3項目、現場で起きる失敗の直し方を順に解説します。提案業務の時間を削りたい経営者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

この記事でわかること 提案書のAI作成を5工程へ分ける考え方 各工程でAIへ渡す材料と出力の受け取り方 商談で押さえるヒアリング3項目の聞き方 中身が薄くなる失敗の原因と直し方 提案書の清書を型で固定する手順

提案書のAI作成とは？工程を5つへ分ける考え方

• 提案書のAI作成が指す範囲は、材料整理から清書までの一連の作業です
• 判断が必要な部分を人へ残し、手を動かすだけの部分をAIへ渡します
• 工程へ分けずに丸ごと任せると、出力が業界の一般論で止まります

提案書のAI作成が指す範囲

提案書のAI作成とは、商談で集めた材料を整理し、構成を決め、本文と図解を下書きし、数字を検算して清書へ落とすまでの一連の作業を指します。対話型AIのChatGPTへ「提案書を書いて」と一度打ち込む使い方だけでは、範囲の半分しか埋まりません。

材料づくりと清書の2か所は、AIの外側で先に形を決めておきます。当社では議事録の整理にかけていた1時間が5分へ縮み、浮いた時間を材料の読み込みへ充てられる状態です。

人が決める部分とAIへ渡す部分の境目

境目の引き方は単純で、判断が必要な部分を人へ残し、手を動かすだけの部分をAIへ渡します。金額の確定、納期の約束、相手企業への送信は、人の承認を通さず流しません。

私が経営者向けのAI勉強会で繰り返し伝えているのは、金銭と公開に関わる操作を人の手元へ残す設計です。下書きの生成、表の整形、文章の言い換えは、全量をAIへ任せて差し支えありません。

工程へ分けずに丸ごと任せると出力が薄くなる理由

一度の指示で提案書を丸ごと書かせると、出力は業界の一般論で止まります。原因は材料不足で、AIが相手企業の事情を何一つ知らない状態で文章を組み立てているからです。

AIの出力が薄くなる原因は材料不足だと、私は経営者向けの勉強会で繰り返し説明しています。材料を渡さずに書かせた下書きは、修正へ回る時間が長引きがちです。

提案書のAI作成を進める5工程と持ち時間の目安

• 工程1では商談の記録を要約せず一次情報として残します
• 工程2では課題と打ち手を1行ずつの箇条へ分解します
• 工程3では構成の型をAIへ渡して並びを固定します
• 工程4では本文と図解を70%の完成度で下書きさせます
• 工程5では数字と約束の部分を人が検算します

工程1｜ヒアリング記録を一次情報として残す

最初の工程は、商談の会話を要約せずに残す作業です。会議記録サービスの文字起こしを丸ごと保存し、相手の言い回しを削らずに置いておきます。

要約した記録だけを渡すと、相手が本当に困っている箇所の手触りが消えます。当社は議事録を5分で整えて保管し、提案書の材料として毎回読み込ませる運用です。

工程2｜課題と打ち手を箇条へ分解する

次の工程は、記録から課題を抜き出して1行ずつ短い文へ分解する作業です。1つの課題へ打ち手を1つ並べ、相手の業務のどの場面で効くかを添えた表を作ります。

分解の粒度は、1行だけ読んで相手が自分の業務を思い出せる細かさまで下げます。抽象的な見出しを並べただけの表は、提案の説得力へつながりません。

工程3｜構成の型をAIへ渡して並びを固定する

3番目の工程は、提案書の並びをあらかじめ決めてAIへ指示する作業です。現状の整理、課題の特定、打ち手、工程表、費用、体制の6枚を基本の型として固定します。

型を毎回変えると、過去の提案書と見比べられず改善が進みません。当社では講座の資料を文字数の少ない図解中心へ刷新し、同じ並びで作り直す方針へ切り替えました。

工程4｜本文と図解を下書きさせる

4番目の工程で、分解した表と型をまとめてAIへ渡し、本文の下書きを作らせます。図解は文章から起こすのではなく、数値や順番を先に指定してから描かせる進め方が安全です。

下書きの段階で完成度を求めず、70%の状態で受け取って人が直す流れへ寄せます。出力を100%へ近づけようと指示を重ねると、往復の回数が増えて時間を食いがちです。

工程5｜数字と約束の部分を人が検算する

最後の工程は、金額・期間・件数を人が1つずつ検算する作業です。AIが書いた数字は、材料に無い値を補って並べている場合があります。

提案書へ載せる数字は、見積の根拠まで遡れる値だけへ絞りましょう。当社の提案書づくりは3時間から30分へ縮みましたが、検算の工程だけは人の手元へ残す運用です。

提案書の精度を決めるヒアリング3項目｜時間・コスト・売上

• 時間への影響は、作業の頻度と1回あたりの所要を数字で押さえます
• コストは現状の支出から費目ごとに拾い、置き換え後と並べます
• 売上への影響は、相手の発言のまま記録して冒頭へ置きます

時間への影響を数字で聞き出す

1つ目の項目は、対象の作業にかかる時間です。月あたりの回数と1回あたりの分数を聞き、担当者の人数まで押さえておきます。

私が経営者向けの勉強会で勧めている聞き方は、時間・コスト・売上への影響を漏らさず聞き出す進め方です。時間の数字が無い提案書は、相手の社内で予算の話へ進みません。

コストの内訳を現状の支出から拾う

2つ目の項目では、現状いくら払っているかを費目ごとに拾います。外注費、月額ツール、残業代の3つを押さえると、置き換え後の差額が描ける状態です。

当社が多言語の問い合わせ自動対応システムを手がけた案件では、他社見積200万円に対して58万円で構築しました。金額の幅を見せる際は、確定見積ではない旨を添えてください。

売上への影響を相手の言葉で記録する

3つ目の項目は、売上や受注へどうつながるかという相手の見立てです。言い換えずに発言のまま書き写し、提案書の冒頭へ置きます。

相手が使った単語を加工せず提案書へ戻すと、読み手の納得が早く進みます。整った言葉へ直した文章は、読み手の実感から離れがちです。

提案書のAI作成で起きる失敗3つと直し方

• 材料を渡さずに書かせると、出力が業界の一般論で止まります
• 根拠の無い数字が紛れ込み、商談で信用を落とします
• 清書の型が毎回変わり、提案書を見比べられません

失敗1｜材料を渡さずに書かせて中身が薄くなる

何が起きたかというと、指示文だけで書かせた提案書が業界の一般論で埋まりました。原因は材料不足で、相手企業の事情がAIへ一切届いていない状態でした。

直し方は、商談の文字起こしと分解した課題表を先に読み込ませる手順へ変える進め方です。材料を足した下書きは、修正の回数が目に見えて減ります。

失敗2｜根拠の無い数字が紛れ込む

2つ目の失敗では、材料に無い「導入企業の70%が」といった数字が下書きへ混ざりました。原因は、AIが文章の説得力を補おうとして一般的な統計を持ち出す動きです。

直し方は、出典の無い数字を全削除する検算の工程を、清書の前へ固定で挟む手順です。数字を1つ残すだけで、提案書の信用が一度で崩れかねません。

失敗3｜清書の型が毎回変わって見比べられない

3つ目の失敗では、提案書の並びが案件ごとに変わり、改善の手がかりを失いました。原因は、型を文書として持たず、担当者の記憶へ頼っていた運用です。

直し方は、6枚の型を1枚の指示書へ書き出し、AIへ毎回同じ順番で渡す手順です。型を固定すると、受注した提案書と見送られた提案書の差を比べられます。

よくある質問

提案書のAI作成に向くツールはどれですか？

対話型AIのChatGPTやClaudeで十分に足ります。図解を伴う清書は、表計算やスライドの機能側へ渡す分担が無理のない形です。

提案書は何分で仕上がりますか？

当社の提案書づくりは3時間から30分へ縮みました。材料が揃っていない案件では、ヒアリング記録の整備に別途の時間が必要です。

AIへ渡してはいけない工程はありますか？

金額の確定、納期の約束、送信の操作は人の承認を通してください。下書きの生成と整形は、全量を任せて差し支えありません。

専門の担当がいない会社で始められますか？

始められます。型の指示書と検算の手順を文書へ落とせば、専門知識の無い担当者が運用へ乗せられる状態です。

既存の提案書フォーマットは作り直す必要がありますか？

作り直しは不要です。並びを1枚の指示書へ書き写し、AIへ毎回同じ順番で渡せば足ります。

提案書の内容を外部のAIへ渡して問題ありませんか？

学習への利用をオフへ切り替えた環境で扱ってください。社名や個人名を伏せた形へ置き換えると、持ち出す情報を減らせます。

まとめ

提案書のAI作成は、書く作業を丸ごと任せる使い方では短縮できません。材料づくり、分解、型の固定、下書き、検算の5工程へ分け、判断の必要な部分を人の手元へ残す設計が要点です。

商談では時間・コスト・売上の3項目を数字で押さえ、出典の無い数字は清書の前に落としてください。工程表を1枚作るだけで、提案業務の時間は目に見えて縮みます。