多言語の問い合わせに、国別の書類を自動で返す

01 ── 課題：4言語の問い合わせに、国ごとに違う書類を人が選んでいた。

日本語・英語・中国語・タイ語で知財の問い合わせが届きます。国ごとに料金表と委任状の書式が異なり、どれを送るかを選ぶ作業が手作業でした。

未払いの催促や、社内システム（IP Manager）へのメモ入力も人が担っていて、月15時間ほどがこれに使われていました。

1. 言語と国の判定が手作業
2. 料金表・委任状の選択ミス
3. 未払い催促とメモ入力の抜け漏れ

02 ── 解決までの手順：自動化できる5つに分解し、工数と金額を出してから着手。

1. 問い合わせの内容を分類し、5つの機能に分解
   ①料金表・委任状の自動送付（19時間）②サイトからの書き込み対応（7時間）③不足情報の収集誘導（4時間）④未払い請求の自動催促（12時間）⑤IP Managerメモの自動入力（13時間）
2. 機能ごとに工数と金額を出し、優先順位を決めてから着手
   何にいくらかかるかが見える見積にしました。
3. GAS＋Zapier＋Outlookで、受信 → 言語判定 → 国別書式の選択 → 送信を自動化
   既存のOutlookをそのまま使います。
4. 未払い催促とメモ入力を、同じ流れの中に組み込み
   催促忘れと入力漏れをなくします。
5. 着手金・中間金・納品時の3分割で、7週間かけて構築

使った技術GAS／Zapier／Outlook

03 ── 成果：24時間受付になり、送付ミスと催促忘れがなくなった。

04 ── 費用と費用対効果